銀校一卡通中的一些會計問題研究
文章出處：http://www.xianjuhong.com 作者：李曉宇 人氣： 發(fā)表時間：2011年11月23日
1 引 言
由于與銀行聯(lián)網(wǎng)的一卡通系統(tǒng)取代了單位管理和職工、學生生活中所使用的各種個人證件和現(xiàn)金支付手段。使得銀行、商戶、卡戶、學校各方實現(xiàn)了多贏：銀行吸納了資金。商戶保證了資金安全。學校改善了辦學條件且節(jié)約了投入；學生既可以在單位內(nèi)外銀行網(wǎng)點實現(xiàn)圈存、圈提、取現(xiàn)，又可以在指定商戶消費等。方便了生活。但同時也產(chǎn)生了很多問題，如銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體模糊、財務數(shù)據(jù)不共享等。如果能作進一步的數(shù)據(jù)挖掘。使系統(tǒng)內(nèi)在的各項數(shù)據(jù)盡可能達到資源共享。如設計一卡通系統(tǒng)與成本系統(tǒng)的接口、與人力資源系統(tǒng)的接口、與后勤管理系統(tǒng)的接口以及與財務系統(tǒng)的接口等。則不僅可以避免一些數(shù)據(jù)的重復和沖突，亦可達到真正利用一卡通系統(tǒng)的目的，使一卡通真正一卡通用口。本文就銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體選擇、財務數(shù)據(jù)接口方法進行了探討。設計了自動轉賬系統(tǒng)以實現(xiàn)之，并就自動轉賬系統(tǒng)中的E-R圖、文件設計、處理過程給出了實現(xiàn)方法。
2 銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體選擇
根據(jù)制度規(guī)定。凡是涉及資金運動的業(yè)務。必須進行相關的賬務處理：因此，當銀校一卡通系統(tǒng)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，必須做相關的賬務處理。但其會計主體卻難以選擇：銀行有自己的系統(tǒng)，和銀校一卡通系統(tǒng)對賬，僅僅遵從慣例，為了確保圈存、圈提、取現(xiàn)等資金數(shù)據(jù)正確；卡戶的信息不僅僅存儲于一卡通服務器，在自己的卡上也有相關的信息；商戶自己每天也在各自的POSE機終端記錄發(fā)生額。
那么，一卡通系統(tǒng)為誰記賬呢?
其實，一卡通系統(tǒng)是個虛擬系統(tǒng)，其中流動的是虛擬的電子貨幣。乃一不折不扣的虛擬企業(yè)，對上述各方進行協(xié)調(diào)、管理、服務。因此。銀校一卡通系統(tǒng)的會計主體即為此虛擬的單位。
3 銀校一卡通系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設計
由于一卡通系統(tǒng)以卡戶、商戶和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對象，而會計核算卻以會計科目為處理對象。所以二者間存在數(shù)據(jù)的不一致。為了達到記賬的目的，就必須將一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉化為會計核算系統(tǒng)能夠識別的形式。再傳遞到會計核算系統(tǒng)中。此即一卡通系統(tǒng)的會計核算數(shù)據(jù)接口。
3．1銀校一卡通系統(tǒng)的E-R圖
銀校一卡通系統(tǒng)的具體業(yè)務處理表述如下：
(1)新生報到時，由一卡通部注冊發(fā)卡；
(2)學生持卡到指定銀行開戶，圈存；
(3)學生持卡到各商戶進行消費；
(4)POSE機終端將卡戶消費信息傳遞到一卡通系統(tǒng)中：
(5)銀行、商戶、卡戶每天和一卡通部進行對賬，確認是否有數(shù)據(jù)失敗或存在未達賬項：
(6)更新商戶、卡戶信息，如掛失、凍結、沖賬等；
(7)產(chǎn)生商戶、卡戶、銀行各項輸出；
(8)定期做數(shù)據(jù)備份；
(9)一卡通在當天對賬完畢，需要將業(yè)務按科目進行歸集，并生成轉賬憑證，將業(yè)務傳遞到賬務系統(tǒng)中。
(10)作憑證審核，數(shù)據(jù)作為正式資料進入財務系統(tǒng)。
上述一卡通系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)接口的E-R圖如圖1所示。
圖1 E-R圖
3．2 自動轉賬分錄的定義
上述流程中，每次處理此類業(yè)務時。一卡通系統(tǒng)通過查詢自動轉賬分錄調(diào)出會計科目、借貸方向和摘要，并根據(jù)自動轉賬分錄文件的調(diào)用模塊、會計科目數(shù)、借貸方向確定科目和方向，根據(jù)計算公式確定數(shù)據(jù)來源，生成機制轉賬憑證，存入憑證暫存文件。如何設計金額計算公式是自動轉賬的關鍵。
主要涉及的文件有：
(1)自動轉賬分錄文件?？梢栽谫~務處理系統(tǒng)中設立專門文件存放自動轉賬分錄，簡稱自動轉賬分錄文件。該文件(ywm.dbf)的結構如下：HEADING(科目號，由初始化時設定，編碼同賬務處理)、MARK1(調(diào)用模塊，標志該業(yè)務調(diào)用模塊，其調(diào)用模塊的代號可在系統(tǒng)初始化中規(guī)定)、MARK2(會計科目數(shù)，標志本筆業(yè)務在進行復式記賬時所涉及會計科目的個數(shù)，可在系統(tǒng)中規(guī)定其編碼)、MARK3(借貸方向，標志該科目的借貸方向)、SUMMARY(摘要)、FORMULA(計算公式，描述金額的產(chǎn)生方法)、DATE(日期，最后一次用于編制機制憑證的日期)、RELA (分錄屬性，相關分錄或獨立分錄)、NUMBER(次序。產(chǎn)生機制憑證的優(yōu)先次序)。
(2)科目余額庫(Kmfile．dbf)。包括科目字典文件和科目余額文件。根據(jù)關系規(guī)范化原則圓，其結構如下：科目號、科目名、借貸標志、賬戶類別、年初余額、借方發(fā)生額累計、貸方發(fā)生額累計、借方數(shù)量累計、貸方數(shù)量累計、借方外幣累計、貸方外幣累計、借貸標志等數(shù)據(jù)項。合并后的文件內(nèi)容簡單舉例如表1所示。
文件中的項目說明如下：
①一個科目為一條記錄；以科目號為索引關鍵字。
②“賬戶類別”項目反映該賬戶所屬的明細賬戶格式。
③具體記錄。
見財政部頒布的會計科目表。
以上文件的內(nèi)容必須提前定義。
(3)憑證庫。用于存儲變動數(shù)據(jù)的文件。是3個庫結構相同的文件一臨時憑證文件JZPZ0．DBF)、記賬憑證文件(JZPZ1．DBF)和備份憑證文件{JZPZ2．DBF)。根據(jù)關系規(guī)范化原則。每個憑證庫文件又分解為如下兩個文件：憑證號文件(日期、憑證號、摘要、附件、錄入、審核)和經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件(憑證號、科目代碼、金額、借貸方向)。由于兩個文件存在函數(shù)傳遞依賴關系。因此。需按照“憑證號+科目代碼”建立關聯(lián)。
憑證號文件的組織方式與經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件的組織方式不同。憑證號文件以憑證為操作單位：而經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件不僅按“憑證號”建立索引，還要按“科目代碼”建立索引。因為明細賬、日記賬都是某一科目所有經(jīng)濟業(yè)務的集合，當需要產(chǎn)生明細賬或日記賬時，必須根據(jù)科目字典文件、憑證號文件和經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件等生成賬冊。
3．3數(shù)據(jù)自動傳遞的實現(xiàn)過程
一卡通在當天對賬完畢之后．就需要將業(yè)務按科目進行歸集，并生成轉賬憑證，將業(yè)務傳遞到賬務系統(tǒng)中。
機制轉賬憑證生成的處理過程如下：
①分別打開一卡通系統(tǒng)業(yè)務文件、自動轉賬分錄文件、憑證號文件和經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件。
② 掃描自動轉賬分錄文件，檢查調(diào)用模塊的值。判斷該業(yè)務調(diào)用模塊是否變化；如變化，則結束生成過程。
③憑證號文件，增加一個空記錄，登記憑證日期、憑證種類、附件張數(shù)等內(nèi)容。
④檢查自動轉賬分錄文件會計科目數(shù)的值，判斷本筆業(yè)務涉及會計科目的個數(shù)是否全部完成數(shù)據(jù)采集；如會計科目數(shù)的值變化．則本筆業(yè)務數(shù)據(jù)采集完畢。重復步驟②。
⑤選擇經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件。增加一個空記錄，按照自動轉賬分錄文件當前記錄的科目號、借貸方向的值登記本文件的科目代碼和借貸方向。
⑥根據(jù)自動轉賬分錄文件當前記錄的計算公式的值，從一卡通系統(tǒng)業(yè)務文件中計算本科目的發(fā)生額，再將發(fā)生額填列到經(jīng)濟業(yè)務會計科目對應關系文件的金額中。
⑦ 自動轉賬分錄文件的記錄下跳一條。
⑧重復步驟④ 。在憑證生成過程中，除卻多次循環(huán)獲取會計分錄外，系統(tǒng)將即時獲取日期、憑證種類、附件張數(shù)等內(nèi)容。
4 結語
上述一卡通系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞。每一個工作日結束，都需進行一次；在進行數(shù)據(jù)傳遞之前，首先把好“入口”，要做好輸入數(shù)據(jù)的復核工作，消除未達賬項以及錯誤賬項的影響。如此，才能真正將一卡通系統(tǒng)中的電子貨幣管理起來。
(天津師范大學經(jīng)濟學院 李曉宇)
