開展精細(xì)化管理，創(chuàng)建節(jié)約型后勤

文章出處：http://www.xianjuhong.com 作者：哈爾濱工業(yè)大學(xué)后勤集團(tuán)總經(jīng)理、黨委書記 人氣： 發(fā)表時間：2008年05月21日

2007年全國高校后勤工作面臨著嚴(yán)峻的考驗，物價持續(xù)上漲、勞動力成本增加、新《勞動合同法》頒布等等，給國家投入本身就不足的高等學(xué)校帶來巨大的困難，尤其是如何穩(wěn)定食堂價格，保證飯菜質(zhì)量，維護(hù)學(xué)校的穩(wěn)定大局成為各高校工作的重點。

年初，哈爾濱工業(yè)大學(xué)黨委確定了“用精細(xì)化管理加強學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)，以勤儉辦學(xué)推動學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展”的指導(dǎo)思想，全校上下緊緊圍繞學(xué)校黨委提出的工作指導(dǎo)思想確定各自的工作目標(biāo)，我校后勤集團(tuán)積極響應(yīng)，率先在學(xué)校開展精細(xì)化管理，創(chuàng)建節(jié)約型后勤，一年來做了大量的工作，取得了實際效果，提高了后勤管理與服務(wù)的水平，得到師生的認(rèn)可，為學(xué)校的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

一、實施精細(xì)化管理，全面提高后勤管理與服務(wù)水平

精細(xì)化管理作為一種新理念和管理手段，受到人們的高度重視。由于高校后勤工作的自身特點，實施精細(xì)化管理，對全面提高后勤管理與服務(wù)水平起著重要的作用。我校后勤集團(tuán)從2006年開始在全集團(tuán)開展精細(xì)化管理與服務(wù)，取得了很好的效果。

（一）以制度建設(shè)夯實管理規(guī)范

后勤集團(tuán)在標(biāo)準(zhǔn)化管理與服務(wù)的基礎(chǔ)上，按照精細(xì)化管理的要求修訂標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書，編寫了十三萬字的《精細(xì)化管理與服務(wù)員工手冊》。內(nèi)容涵蓋目標(biāo)要求、工作守則、工作規(guī)范、工作要點、注意事項、服務(wù)禮儀、工作須知、服務(wù)禁忌、文明用語、常見問題的提示、安全工作注意事項等十幾個方面。100%的集團(tuán)員工進(jìn)行了培訓(xùn)，在培訓(xùn)中號召全體員工在精細(xì)化管理中要做到：365天天天抓落實，保證服務(wù)質(zhì)量不降低；365天天天做好每一件事，堅持標(biāo)準(zhǔn)不走樣。

（二）以基礎(chǔ)建設(shè)夯實管理根基

后勤工作包括水、電、暖、公用房、家屬住宅等，存在大量的數(shù)據(jù)信息，如果哪個信息不清楚都會給服務(wù)工作帶來困難，因此后勤集團(tuán)十分重視加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的建設(shè)。從全校地下水、電、暖的管網(wǎng)信息的整理繪制，到公用房和家屬住宅各樓的暖氣跑風(fēng)位置，以及7000余戶的聯(lián)系方式；從供暖的每天的天氣溫度紀(jì)錄，到每日耗煤量與往年相比的數(shù)據(jù)信息（為看天供暖提供信息）；從進(jìn)餐人數(shù)和消費情況的統(tǒng)計，到主副食原材料投量、花色品種和菜價的確定；從供應(yīng)商的產(chǎn)品信息，到物資采購監(jiān)控數(shù)據(jù)信息的建立等等，都做到了數(shù)據(jù)翔實，管理精細(xì)。

（三）以閉環(huán)管理實現(xiàn)最優(yōu)控制

閉環(huán)管理是實現(xiàn)管理目標(biāo)的一個重要手段，后勤集團(tuán)通過與各單位簽訂《目標(biāo)責(zé)任書》，建立了量化考核機制。制定了《精細(xì)化管理檢查評分細(xì)則》，監(jiān)督落實精細(xì)化管理。聘請學(xué)生監(jiān)察員進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)察，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。從而實現(xiàn)了服務(wù)質(zhì)量隨時監(jiān)控，服務(wù)水平不斷提高。

（四）以主動服務(wù)贏得師生信任

通過開展精細(xì)化管理，統(tǒng)一了思想認(rèn)識，由過去的你要我做，變?yōu)槲乙?，改變了被動狀態(tài)，實現(xiàn)了主動為學(xué)校和師生服務(wù)，后勤集團(tuán)服務(wù)滿意度由2006年的86.6%，上升到2007年的95.94%。

一是服務(wù)于學(xué)校大局，不等不靠。為滿足學(xué)校重大接待任務(wù)，集團(tuán)自籌資金700萬元對西苑賓館進(jìn)行裝修改造，為圓滿完成本科教學(xué)評估、總參將軍學(xué)習(xí)班、哈工大與中國航天等一系列重大接待任務(wù)提供了硬件保證。自籌資金100余萬元，對海燕酒店進(jìn)行了部分裝修改造，使得海燕酒店今年榮獲了“黑龍江省政府黨政機關(guān)出差定點飯店”和三星級酒店。自籌資金在二校區(qū)開辦幼兒園，解決二校區(qū)教職工子女入園難的問題。

二是將“以服務(wù)對象為本”的理念貫穿到各項工作中去。開展精細(xì)化管理以來，用心服務(wù)的職業(yè)習(xí)慣正逐步養(yǎng)成。學(xué)生公寓為畢業(yè)生提供免費紙箱、蛇皮袋、膠帶等用品，并開通了夜晚叫醒服務(wù)，避免同學(xué)們因睡過頭而耽誤旅程。當(dāng)教師剛下課，一盆洗手的溫水已經(jīng)為教師準(zhǔn)備好，讓教師們感到服務(wù)的溫馨，等等。目前，后勤集團(tuán)上下形成了主動找問題，主動解決問題，注重實際效果，落實精細(xì)化管理的良好風(fēng)氣。

三是搭建與服務(wù)對象的溝通平臺，虛心聽取師生員工的意見和建議，不斷改進(jìn)工作，做好服務(wù)。后勤集團(tuán)開通后勤服務(wù)一線通“59188591”電話、總經(jīng)理信箱等，及時回復(fù)并解決服務(wù)問題，得到了師生的贊揚。



二、開展崗位練兵，全面提高后勤服務(wù)質(zhì)量

為深入、扎實地開展精細(xì)化管理工作，后勤集團(tuán)在2007年開展了以“練技能、學(xué)管理、比業(yè)績、做貢獻(xiàn)”為主題的崗位練兵活動。旨在通過崗位練兵練就過硬本領(lǐng)，以精湛、嫻熟的技能服務(wù)于廣大師生，不斷提高后勤集團(tuán)服務(wù)質(zhì)量。

（一）全員參與，全員提高

后勤集團(tuán)所屬單位都召開了動員大會，結(jié)合集團(tuán)要求提出了活動口號，如“領(lǐng)導(dǎo)帶頭、全員參與、集體練兵、整體提高”，“人人參加練兵，人人受到教育，人人得到提高”等。廣大集團(tuán)員工的積極性空前高漲，崗位成了員工的比武場，大家結(jié)合自己的日常工作，開展豐富多彩的練兵活動，形成了人人參與，比學(xué)趕幫的練兵熱潮。

（二）注重策劃，務(wù)求實效

為使崗位練兵取得實際效果，各單位都認(rèn)真策劃了活動方案，制定了練兵活動推進(jìn)表，落實了責(zé)任人。崗位練兵一是做到了100%參加培訓(xùn)；二是標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書和精細(xì)化管理手冊在活動中得到較好的落實；三是將節(jié)約和安全工作納入其中，進(jìn)行全方位訓(xùn)練；四是通過練兵整體服務(wù)技能有明顯提高，涌現(xiàn)出一些出類拔萃的技術(shù)能手和業(yè)務(wù)尖子。在技能展示大會上，公寓中心的服務(wù)員展示了看學(xué)生照片就能100%辨識，準(zhǔn)確說出學(xué)生姓名、所在學(xué)院、房間號等信息；郵政部員工可以在任意說出郵寄重量和地址后，立即準(zhǔn)確答出所需費用，并且還能對各地郵編張口即答；住宅部的員工可以在隨意說出某位老師姓名的情況下，立即回答出所在單位，家庭門牌號和聯(lián)系電話；在觀看廚藝展示時，在場觀眾更為一塊面抻出4600根細(xì)如發(fā)絲的絕活所贊嘆，也為拋餅薄如蟬翼，附在報紙上字跡清晰可辨的高超技藝所折服。

（三）發(fā)明創(chuàng)造，才智體現(xiàn)

在崗位練兵展示會上，4個單位向大家展示了實用勞動工具和科技小發(fā)明等成果50余項。其中既有方便工作的節(jié)能燈高空安裝器、多功能手動鉆具、割玻璃規(guī)尺、門楣擦等工具，又有撒水車過濾器等保護(hù)設(shè)備的工具。這些工具既節(jié)省人力、物力、又確保工作高質(zhì)、高效。還有一些層次比較高的發(fā)明，如動力維修中心自行研發(fā)的LED聲控照明燈、控制柜防盜報警器、光控路燈裝置等設(shè)備，具有較強的實用功能，在校區(qū)內(nèi)將陸續(xù)推廣。



三、以人為本，厲行節(jié)約，建設(shè)節(jié)約型后勤

在管理中后勤集團(tuán)抓住資金資源、資產(chǎn)資源和人力資源三個管理要素，采取了一系列措施，取得了明顯成效。

（一）實行財務(wù)剛性預(yù)算，抓好宏觀控制

為了有效地控制成本，后勤集團(tuán)實行了嚴(yán)格的財務(wù)預(yù)算審查制度，一是對每一項支出都進(jìn)行嚴(yán)格的審查，不合理的堅決取消；二是對辦公設(shè)備預(yù)先進(jìn)行市場調(diào)研，避免雖然是合理支出但預(yù)算虛高；三是對各單位定出高標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)；四是實行財務(wù)剛性預(yù)算，嚴(yán)禁突破。在這樣一個預(yù)算制度下，各單位每月進(jìn)行一次預(yù)算執(zhí)行情況匯報，嚴(yán)格控制成本，學(xué)會了精打細(xì)算。

（二）開發(fā)資產(chǎn)資源，促進(jìn)資源效益最大化

后勤集團(tuán)將所有能夠利用的資產(chǎn)資源挖掘出來，通過市場調(diào)研，對資源進(jìn)行分類，統(tǒng)一規(guī)劃，提高了資源的利用率，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）合理設(shè)崗，充分發(fā)揮人力資源的效益。

后勤集團(tuán)推行扁平化管理，減少管理層次，開展了崗位設(shè)置和薪酬改革，合理設(shè)置崗位，明確崗位職責(zé)，鼓勵“一人多崗滿量”，減少冗余人員，從而降低了服務(wù)成本，提升了人力資源效益。

（四）厲行節(jié)約，向節(jié)約要效益

后勤集團(tuán)出臺了一系列管理措施控制運行成本，節(jié)約經(jīng)費支出。先后出臺了《固定資產(chǎn)和低值設(shè)備購置管理暫行辦法》、《關(guān)于招待費管理問題的補充規(guī)定》、《關(guān)于機動車輛保險服務(wù)實行團(tuán)購的通知》等規(guī)定，發(fā)出厲行節(jié)約倡議書，總結(jié)出14條節(jié)約措施，涵蓋了辦公用品、設(shè)備改造、節(jié)油節(jié)電節(jié)水、低值易耗品和零件的修舊利廢、車輛使用油耗和維修控制、差旅費和招待費控制、通訊支出控制等所有方面，這些措施大大地節(jié)約了成本，減少了浪費。2007年與2006年相比，5種低值易耗品的統(tǒng)一招標(biāo)采購，年節(jié)約經(jīng)費5萬元，汽車團(tuán)購保險年節(jié)約10萬元，招待費減少28.9%，差旅費減少34.05%。



四、采取有效措施，穩(wěn)定食堂價格，保證飯菜質(zhì)量

2007年物價比2006年同期大幅度上漲，我校食堂的采購成本07年比06年增加6.1%，同時07年勞動力價格也大幅度上漲，給學(xué)校飲食工作帶來巨大的壓力和困難。后勤集團(tuán)反復(fù)開會，研究對策，應(yīng)對物價上漲，維護(hù)學(xué)校的穩(wěn)定。

（一）積極溝通：召開學(xué)生總會、研究生總會對話會，參加學(xué)生“爭鳴論壇”，與學(xué)生面對面進(jìn)行交流。針對學(xué)生提出的意見和建議，積極改進(jìn)食堂工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）想方設(shè)法降低采購成本：在采購方面采取了分析市場趨勢，通過競價談判、價格簽約、囤貨儲備等措施，降低了采購成本，緩解了物價上漲的壓力。

（三）采取措施降低運行成本：在內(nèi)部改革上，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真分析，采取有效措施。一方面在物流管理方面，變分散管理為集中管理，合并庫房16個，減少冗余人員，降低庫存資金的占用，加快了商品周轉(zhuǎn)。另一方面，在投料數(shù)量、菜品出成率管理方面，設(shè)計了統(tǒng)一的管理軟件，將改變隨個人習(xí)慣而操作產(chǎn)生的質(zhì)量不穩(wěn)定和出菜率不一致的問題，大大降低了損耗。同時，積極開發(fā)花色品種，開展了拿手菜、招牌菜、特色菜申報活動，完成標(biāo)準(zhǔn)菜譜樣本設(shè)計，編制標(biāo)準(zhǔn)菜譜500余種。



五、落實《勞動合同法》，規(guī)范勞動用工

《 勞動合同法》的頒布，是全面落實科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會的重大舉措，也是保障民生問題的重要法律。但該法頒布后，在全國范圍內(nèi)也引發(fā)了諸多爭論和風(fēng)波，引起了社會各界廣泛關(guān)注。如何積極應(yīng)對《勞動合同法》的實施，規(guī)避用工風(fēng)險，也是我們高校后勤面臨的重要課題。下面將我們學(xué)校后勤用工的有關(guān)情況和一些初步想法與大家共同交流。

（一）基本情況

我校后勤集團(tuán)現(xiàn)有員工總數(shù)為2732人（不含集體所有制企業(yè)663人）。其中：

學(xué)校在編員工518人；全民合同制員工121人；集體所有制進(jìn)校服務(wù)員工64人（代管集體所有制企業(yè)663人除外）；其他聘用員工2029人。

（二）社會保險及最低工資標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況

后勤集團(tuán)聘用員工2029人中，未投保人數(shù)為1800人，占聘用員工人數(shù)的89%；有350人的工資標(biāo)準(zhǔn)未達(dá)到哈爾濱市最低工資標(biāo)準(zhǔn)線。

根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，將社會保險列為勞動合同條款，并規(guī)定工資不得低于當(dāng)?shù)匾?guī)定的最低工資標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)測算，每年后勤集團(tuán)需多增加社會保險支出782萬元（尚不含住房公積金）；另外，350人未達(dá)到哈市最低工資標(biāo)準(zhǔn)650元的，每年后勤集團(tuán)需多增加最低工資補差近130萬元。兩項合計，每年需多增加支出912萬元。

（三）實行《勞動合同法》后給我們帶來新的問題

實行《勞動合同法》后主要給我們帶來兩大核心問題：一是用工成本將大大增加；二是用工機制的活力將被大大降低。

在用工成本方面，嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行，如上所述，社會保險每年增加782萬元，最低工資補差每年增加130萬元，另外，還需支付大量的加班費，我們有近1100人的崗位，每天工作超時在4小時以上，并且基本沒有休息日，經(jīng)粗略測算，嚴(yán)格執(zhí)行加班工資，每年需增加支付加班費1800萬元。

社會保險（尚不含住房公積金）、最低工資補差和加班工資三項加起來每年需要多支付用工成本至少2700萬元。另外，解除合同和終止合同也還需要支付一定的經(jīng)濟(jì)補償金，可見用工成本大大增加。

當(dāng)然，以上所增加的用工成本，按照過去規(guī)定也是需要支付的，但實際上，各用工單位并未嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，尤其我們東北等欠發(fā)達(dá)地區(qū)更是普遍現(xiàn)象，實行《勞動合同法》后，這些將是不可回避的問題。

在用工機制方面，一是《勞動合同法》明確規(guī)定，連續(xù)工作滿十年或連續(xù)簽訂兩次固定期限勞動合同續(xù)簽勞動合同的，要續(xù)簽為無固定期限勞動合同；二是今后不可隨意辭退或解除員工勞動關(guān)系，這些規(guī)定，都將使用工單位的用工活力大大降低。

（四）我們的做法

《勞動合同法》自07年頒布以后，我校后勤集團(tuán)就在研究如何執(zhí)行這部法律，參加了多次全國的研討會，自身也組織了多次研討，在貫徹《勞動合同法》上，我們主要做了如下一些工作。

一是組織學(xué)習(xí)、研討、領(lǐng)會《勞動合同法》，使各級干部對《勞動合同法》有足夠的認(rèn)識，增強法律意識。

二是對后勤集團(tuán)的所有聘用人員進(jìn)行摸底調(diào)查，整頓隊伍。

三是在08年1月底之前對所有聘用人員進(jìn)行重新簽訂勞動合同。為了規(guī)避因加班工資方面引起的勞動糾紛，我們在簽訂勞動合同時，對合同中約定的工資做了適當(dāng)下調(diào)，高出部分適當(dāng)列為加班工資。



六、做好高校后勤工作的建議

當(dāng)前高校后勤工作面臨兩大困難，一是物價上漲對食堂的壓力；二是落實《勞動合同法》增加的用工成本。因此，建議國家增加對高校的經(jīng)費投入，或出臺相應(yīng)的政策，以解決高校后勤工作的困難。

（一）建立伙食專項補貼基金，對高校食堂進(jìn)行補貼，或出臺相應(yīng)的保護(hù)措施，穩(wěn)定食堂的價格。

（二）國家或政府應(yīng)撥付專項資金，保證《勞動合同法》的順利實施。

（三）建議各地勞動部門制定適合高校后勤特點的相關(guān)政策。

哈爾濱市實行了靈活就業(yè)人員的社會保險辦法，在繳納比例上有很大的優(yōu)惠。如果高校用工能夠享受類似政策，保險費的支出將會減少很多。另外，在用工工時制上，有些崗位應(yīng)允許實行不定時工時制或綜合工時制。



七、結(jié)束語

高校后勤工作有其特殊性，近十年的高校后勤社會化改革走到了艱難時期，如何走出困境，需要高校后勤人共同努力，在實踐中不斷探索，為我國高等教育的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。