探討高效能門禁管理系統(tǒng)設(shè)計(jì) 降低維運(yùn)成本

文章出處：http://www.xianjuhong.com 作者： 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2013年02月17日

　　摘要：門禁原始需求雖然簡(jiǎn)單，但是要精確達(dá)到有權(quán)限人員可以無(wú)礙進(jìn)出，無(wú)權(quán)限人員無(wú)法進(jìn)出這個(gè)需求，到底需要付出多大的成本?在付出認(rèn)為的成本后，門禁安全等級(jí)又提升了多少? 本文將從降低門禁系統(tǒng)維運(yùn)成本角度，來(lái)探討一個(gè)高效能門禁管理系統(tǒng)到底需要哪些功能。

　　與各信息系統(tǒng)自動(dòng)化鏈接

　　門禁系統(tǒng)的總成本，可分為采購(gòu)成本與維運(yùn)成本。采購(gòu)成本為一次性費(fèi)用，是企業(yè)采購(gòu)門禁系統(tǒng)的實(shí)際價(jià)格，此成本明確。而維運(yùn)成本則為長(zhǎng)期性不間斷的費(fèi)用，也就是企業(yè)為了門禁系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)作所投入的人力與物力，這對(duì)于長(zhǎng)期使用門禁的企業(yè)而言，經(jīng)年累月維運(yùn)成本的累積，會(huì)是最大的負(fù)擔(dān)。

　　一般門禁管理系統(tǒng)的維運(yùn)成本十分昂貴，需要花費(fèi)很多人力且數(shù)據(jù)錯(cuò)誤百出，門禁安全性極低，產(chǎn)出效果十分有限。

　　因此，門禁管理系統(tǒng)若能與HR系統(tǒng)、簽核系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、企業(yè)入口網(wǎng)站等連結(jié)(如圖一)，方可發(fā)揮門禁管理系統(tǒng)的最大效益，并降低維運(yùn)成本。

　　而系統(tǒng)之間的鏈接，又以「自動(dòng)化」為唯一的選擇。系統(tǒng)自動(dòng)化可降低人為操作，一來(lái)減少人員操作成本，二來(lái)降低人員操作的錯(cuò)誤。以下將分述降低維運(yùn)成本最重要的方法。

　　與HR系統(tǒng)的自動(dòng)化鏈接

　　當(dāng)企業(yè)有新進(jìn)人員到職時(shí)，人事管理員會(huì)將新進(jìn)員工的人事數(shù)據(jù)，如：工號(hào)、姓名、卡號(hào)、部門、職稱、性別等，輸入HR系統(tǒng)。此時(shí)，門禁系統(tǒng)應(yīng)依照新進(jìn)員工的部門、職稱、性別等數(shù)據(jù)，自動(dòng)且實(shí)時(shí)于到職日，依權(quán)限規(guī)則開通，讓該員可依權(quán)限進(jìn)出自己的部門及公共區(qū)域，也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之，當(dāng)人事管理員在HR系統(tǒng)中標(biāo)注此人員離職時(shí)，門禁系統(tǒng)應(yīng)該自動(dòng)于離職日關(guān)閉該離職員工的所有門禁、考勤及用餐權(quán)限。

　　與簽核系統(tǒng)的自動(dòng)化鏈接

　　當(dāng)人員因?yàn)楣ぷ餍枰~外開通某些出入口權(quán)限時(shí)，會(huì)使用企業(yè)的門禁申請(qǐng)簽核流程，該流程可能是電子簽核流程。當(dāng)門禁權(quán)限被核可后，門禁系統(tǒng)應(yīng)該自動(dòng)且實(shí)時(shí)開通該員申請(qǐng)的出入口權(quán)限。

　　與考勤系統(tǒng)的自動(dòng)化鏈接

　　刷卡除了作為門禁管制外，一般也作為考勤上下班的打卡依據(jù)。傳統(tǒng)上是利用文本文件將考勤刷卡數(shù)據(jù)以批次方式匯入考勤系統(tǒng)。但此種方法，無(wú)法讓管理人員實(shí)時(shí)掌握員工的出缺勤狀態(tài)，無(wú)法做到實(shí)時(shí)管理的效率要求。門禁管理系統(tǒng)應(yīng)該將考勤刷卡數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)寫入考勤系統(tǒng)中。

　　與企業(yè)入口網(wǎng)站的自動(dòng)化連結(jié)

　　企業(yè)內(nèi)部入口(Por tal)網(wǎng)站，是整合企業(yè)內(nèi)常用的網(wǎng)絡(luò)資源。入口網(wǎng)站可以顯示員工最近考勤及用餐刷卡記錄，因?yàn)閷?shí)時(shí)搜尋刷卡資料，員工便可以在第一時(shí)間做自我考勤管理或反應(yīng)考勤異常，完全無(wú)需人事管理者手動(dòng)通知。

　　而在高安全區(qū)域出入口，員工個(gè)人進(jìn)出密碼可透過企業(yè)入口網(wǎng)站，讓員工設(shè)定自己的門禁密碼，進(jìn)而啟用刷卡+密碼的雙重驗(yàn)證功能。以上與各系統(tǒng)的自動(dòng)化鏈接，皆是做到既可精準(zhǔn)管制人員門禁權(quán)限，又能降低管理成本的有效方法。

　　學(xué)會(huì)建立穩(wěn)定的系統(tǒng)

　　再者，擁有一套穩(wěn)定的系統(tǒng)，較不容易發(fā)生異常，異常處理成本也會(huì)較低。因此，系統(tǒng)必須具有哪些

　　功能，才可以提供穩(wěn)定的系統(tǒng)呢?以下提供可評(píng)估的方法。

　　系統(tǒng)自我健康管理

　　門禁系統(tǒng)是由門禁控制器、線路及管理系統(tǒng)組合的7 × 24系統(tǒng)。門禁管理系統(tǒng)應(yīng)隨時(shí)監(jiān)視門禁控制器及線路的健康情形，當(dāng)門禁控制器斷線、故障或是刷卡數(shù)據(jù)異常時(shí)，管理系統(tǒng)應(yīng)該自動(dòng)實(shí)時(shí)的通知管理人員處理，并留下事件記錄。同時(shí)，對(duì)于門禁系統(tǒng)的錯(cuò)誤，應(yīng)提供事件記錄，以利維護(hù)人員做診斷異常。

　　線路質(zhì)量的容錯(cuò)設(shè)計(jì)

　　線材、干擾、布線均影響著門禁管理系統(tǒng)與門禁控制器之間的通訊。當(dāng)線路質(zhì)量十分惡劣時(shí)，管理系統(tǒng)與控制器之間的通訊中斷，自然由人員維修線路。但當(dāng)線路品質(zhì)不良，線路斷斷續(xù)續(xù)時(shí)，管理系統(tǒng)還能正常運(yùn)作，就考驗(yàn)著門禁系統(tǒng)線路品質(zhì)的容錯(cuò)能力。

　　線路質(zhì)量不良， 導(dǎo)致人員權(quán)限數(shù)據(jù)下載到控制器失敗，管理系統(tǒng)應(yīng)有自動(dòng)重新下載機(jī)制，以保持門禁控制器中的人員權(quán)限正確。管理系統(tǒng)應(yīng)隨時(shí)偵測(cè)門禁控制器聯(lián)機(jī)狀態(tài)，當(dāng)門禁控制器聯(lián)機(jī)恢復(fù)時(shí)，自動(dòng)接續(xù)收集刷卡資料，無(wú)需人為介入操作。同時(shí)，管理系統(tǒng)不應(yīng)因控制器斷線產(chǎn)生效率不彰的情形。

　　刷卡數(shù)據(jù)二階段提交的接收機(jī)制

　　刷卡數(shù)據(jù)從刷卡到管理系統(tǒng)經(jīng)歷過感應(yīng)讀頭、門禁控制器、線路、最后才到管理系統(tǒng)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)閃失都會(huì)造成刷卡數(shù)據(jù)的遺失。門禁系統(tǒng)與控制器之間的刷卡數(shù)據(jù)接收，應(yīng)該當(dāng)管理系統(tǒng)確實(shí)將刷卡資料儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)后，再下指令將刷卡數(shù)據(jù)從門禁控制器中移除。

　　另外， 可能因門禁控制器的問題，在控制器內(nèi)存中有些刷卡資料已經(jīng)毀損，此時(shí)，管理系統(tǒng)收到這些毀損的刷卡數(shù)據(jù)，應(yīng)將此類刷卡記錄另外存盤，而非丟棄忽略。丟棄忽略毀損的刷卡數(shù)據(jù)，也有可能造成刷卡數(shù)據(jù)丟包的問題。

　　有權(quán)卻無(wú)法進(jìn)出的自動(dòng)修復(fù)機(jī)制

　　當(dāng)門禁持卡人發(fā)生刷卡無(wú)法進(jìn)出的異常，接著就是找總務(wù)人員處理及發(fā)牢騷的時(shí)間。

　　穩(wěn)定的系統(tǒng)應(yīng)可自行排除此問題，以減輕總務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，降低維運(yùn)成本。

　　選購(gòu)高容量系統(tǒng)

　　最后，隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，門禁管理系統(tǒng)規(guī)模也會(huì)不斷成長(zhǎng)。而系統(tǒng)越復(fù)雜，越不容易穩(wěn)定。門禁管理系統(tǒng)對(duì)維運(yùn)成本的影響，也會(huì)隨著系統(tǒng)復(fù)雜度提高而成倍數(shù)成長(zhǎng)。

　　企業(yè)在選擇門禁管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)至少考慮未來(lái)5年企業(yè)成長(zhǎng)的需求，選擇高容量的系統(tǒng)。以下提出3點(diǎn)建議：

　　評(píng)估系統(tǒng)的效率好壞

　　門禁管理系統(tǒng)的程序架構(gòu)及設(shè)計(jì)，影響著門禁效能。雖然我們無(wú)法看到程序代碼，但藉由CPU使用率、硬盤使用率、數(shù)據(jù)庫(kù)使用率的高低，還是可以評(píng)估出門禁系統(tǒng)的效率好壞。

　　同一功能， 同樣門數(shù)、持卡人數(shù)、管理者數(shù)，系統(tǒng)使用的CPU及硬碟使用率，大致反映出系統(tǒng)效率。低效率管理系統(tǒng)，需要較高的硬體規(guī)格方可達(dá)到相同執(zhí)行速度。同時(shí)，低效率管理系統(tǒng)會(huì)讓硬件保持高使用率，容易讓硬設(shè)備毀損，尤其是硬盤的傷害。

　　支持原生64位系統(tǒng)

　　64位操作系統(tǒng)搭配原生支持64位的門禁管理系統(tǒng)，可以使用超過4G的內(nèi)存，管理系統(tǒng)可支持的門禁控制器數(shù)量將大為提升。同時(shí)，64位的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)效能也遠(yuǎn)高于32位數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)的使用實(shí)績(jī)

　　門禁管理系統(tǒng)的容量限制， 很難從規(guī)格或操作接口上得知。若想知道數(shù)據(jù)是在多少門或是多少臺(tái)門禁控制器下，該管理系統(tǒng)依然可以穩(wěn)定的運(yùn)作，可能要從管理系統(tǒng)的實(shí)際使用案例中，去推估其容量限制。若考慮容量因素時(shí)，系統(tǒng)實(shí)際使用案例的參考就十分重要。

　　門禁管理高效能很重要

　　由于信息技術(shù)、硬件技術(shù)、用戶規(guī)模、商業(yè)模式的改變，讓門禁功能有了新的定義。本文只是先初步提出門禁管理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能，希望降低門禁管理系統(tǒng)的維運(yùn)成本，藉以建構(gòu)出高效能的門禁管理系統(tǒng)功能，讓門禁管理可以被妥善應(yīng)用。未來(lái)在實(shí)務(wù)操作時(shí)，建議工程商還必須將個(gè)別企業(yè)對(duì)門禁功能需求的差異考慮進(jìn)去，以便為客戶提供更細(xì)致的功能設(shè)計(jì)。